Comment synchroniser Webmecanik Pipeline avec Webmecanik Automation ? – Webmecanik

Note : cette intégration est accessible uniquement pour les utilisateurs du plan PRO ou ENTREPRISE de Webmecanik Pipeline.

Vue d'ensemble de l'intégration Webmecanik Pipeline

Synchronisez vos données Webmecanik Pipeline et Webmecanik Automation sans saisie et imports manuels. Avec la synchronisation des données par Webmecanik Automation, vous bénéficiez des avantages suivants :

Synchronisation bidirectionnelle : les données sont partagées entre Webmecanik Pipeline et Webmecanik Automation.
Mapping de champs natifs et personnalisés : la configuration est simple grâce au mapping des champs.
Vos contacts et sociétés Webmecanik Pipeline sont synchronisés.
Données comportementales (emails cliqués, visites de page, ouvertures d'email etc.)

Configuration du plugin

Authentification

Accédez à votre interface Webmecanik Pipeline pour créer une clé API.
Créez une clé API dans Configuration > Clé API > Ajouter une clé API. Nommez là "Webmecanik Automation" par exemple.
Paramétrez l'URL de Callback avec l'URL disponible dans le plugin Webmecanik Pipeline de votre compte Webmecanik Automation (vous aurez une valeur différente de moncompte.automation.webmecanik.com).
Copiez le Client ID et le Client Secret de l'appli Webmecanik Pipeline qui seront affichés. Notez bien le secret qui ne sera visible qu'une seule fois.
Ouvrez le plugin Webmecanik Pipeline depuis votre compte Webmecanik Automation.
Collez le Client ID et le Client Secret de Webmecanik Pipeline et paramétrez l'URL d'accès à votre compte Webmecanik Pipeline (généralement https://pipeline.webmecanik.com).
Sauvegardez une première fois, puis cliquez Autoriser l'application.

Onglet « Fonctionnalités »

Cet onglet permet de paramétrer les règles de synchronisation entre Webmecanik Automation et Webmecanik Pipeline.

1. Quelles fonctionnalités de cette intégration doivent être activées ?

Synchroniser les objets entre Webmecanik Automation et cette intégration : Débloque la liaison entre les deux outils. Nécessaire pour exécuter les actions ciblées (envoi de contact via un formulaire, un scénario de campagne, une action de point, etc.).
Synchroniser le propriétaire : Aligne le responsable (commercial/gestionnaire) attribué aux contacts et sociétés. Condition requise : l'utilisateur doit exister dans les deux applications avec la même adresse e-mail.
Suppression réciproque des données : Lorsqu'un contact est supprimé dans l'un des logiciels, il est automatiquement supprimé dans l'autre (après un court délai).
⚠️ Attention : activez cette option avec précaution pour éviter toute perte involontaire de données.

2. Sélectionnez les objets à synchroniser

Cochez les entités que vous souhaitez transférer d'un outil à l'autre :

Société
Contact

3. Événements à inclure lors de l'envoi d'activités

Permet de transmettre l'historique comportemental de vos prospects (ex. : E-mail ouvert, E-mail envoyé, Changer l'appartenance au segment, Action de campagne déclenchée) directement dans leur fiche CRM. Ces données comportementales permettent aux équipes commerciales de connaître le niveau d'engagement de leurs prospects et d'adapter leur discours en conséquence.

Informations clés sur l'activation :

Synchronisation automatisée : Pour que les données s'échangent automatiquement en arrière-plan, toutes les 30 minutes, envoyez une demande au support via support@webmecanik.com.
Sens de synchronisation : La synchronisation se fait dans les deux sens par défaut. Si vous souhaitez restreindre le flux dans un seul sens (ex. : uniquement de Pipeline vers Automation), précisez-le lors de votre demande au support.
Historique de synchronisation : Une fois l'intégration activée, seuls les contacts créés ou modifiés côté CRM au cours des 40 dernières minutes sont récupérés dans Webmecanik Automation. L'historique antérieur n'est pas importé automatiquement.

Onglet « Mapping des champs »

Cet onglet permet d'associer chaque champ de Webmecanik Automation au champ correspondant dans Webmecanik Pipeline (ex. : le champ Prénom vers le champ Prénom).

Règles à respecter pour éviter les erreurs de synchronisation :

Compatibilité du format : Le type de champ doit être identique des deux côtés (ex. : un champ de type Nombre ne peut recevoir que des chiffres).
Listes déroulantes (Select) : Les options sélectionnables doivent être strictement identiques dans les deux applications (mêmes intitulés, même casse).

Direction de la synchronisation des champs

Pour chaque champ associé, vous pouvez définir précisément le sens de circulation de l'information entre Webmecanik Automation et votre CRM (Intégration) :

Synchroniser dans les deux sens : toute mise à jour effectuée d'un côté est automatiquement répercutée de l'autre dans le délai de mise à jour du CRON automatique.
Automation → Intégration : les données de Webmecanik Automation viennent enrichir le CRM, mais les modifications faites dans le CRM ne remontent pas dans Automation.
Intégration → Automation : le CRM est défini comme la source principale de vérité. Ses informations mettent à jour Automation, mais aucune donnée d'Automation ne vient modifier le CRM.

Comment tester la synchronisation ?

Pour valider le bon fonctionnement de votre intégration, la méthode la plus fiable consiste à simuler une conversion en conditions réelles :

Créez un formulaire de test dans Webmecanik Automation contenant au minimum les champs Prénom, Nom, E-mail et Nom de société, ainsi que tout autre champ rendu obligatoire côté Pipeline.
Ajoutez l'action de formulaire « Envoyer le contact vers Pipeline».
Rendez-vous sur le formulaire en navigation privée pour éviter d'être identifié comme administrateur. Utilisez l'URL publique de production en supprimant la partie /s/ de l'adresse d'administration (par exemple, retranscrivez [https://v-5.automation.webmecanik.com/s/forms/view/1](https://v-5.automation.webmecanik.com/s/forms/view/1) en [https://v-5.automation.webmecanik.com/form/1](https://v-5.automation.webmecanik.com/form/1)).

Une fois le formulaire soumis, il ne vous reste plus qu'à vérifier la création immédiate de la fiche contact et de sa société associée dans votre CRM Pipeline.
Vous pouvez également vérifier dans la fiche contact côté Webmecanik, dans l'onglet Intégration.

Résolution des problèmes (Troubleshooting)

La première synchronisation peut-elle couvrir les données passées ?

Oui. Par défaut, l'intégration ne traite que les données récentes (40 dernières minutes). Si vous souhaitez synchroniser l'ensemble de votre base historique existante, demandez-le explicitement au support lors de l'activation.

Un contact ou une société ne se synchronise pas

Vérifiez la configuration : Assurez-vous que l'option Synchroniser les objets et les objets souhaités (Contact / Société) sont bien cochés dans l'onglet Fonctionnalités.
Vérifiez l'authentification : Réenregistrez vos identifiants dans le plugin pour vous assurer que la liaison est active.
Vérifiez l'utilisateur connecteur : Si l'utilisateur ayant réalisé l'authentification initiale a été supprimé ou a perdu ses droits, réauthentifiez le plugin avec un compte administrateur actif.

La synchronisation du propriétaire ne fonctionne pas

Assurez-vous que l'utilisateur désigné existe dans les deux applications et qu'il utilise la même adresse e-mail. Si un utilisateur est présent dans Pipeline mais absent dans Automation, l'attribution du propriétaire échouera.

Les données ne se mettent pas à jour correctement

Contrôlez l'onglet Mapping des champs. Si vous tentez d'envoyer une valeur texte dans un champ configuré au format Nombre, ou une valeur non répertoriée dans une liste déroulante (Select), la mise à jour sera bloquée.

Un contact supprimé apparaît toujours dans l'autre application

La suppression réciproque n'est pas immédiate. Un délai de traitement de quelques minutes peut être nécessaire avant que la suppression ne soit effective dans la seconde application.