⚙️ Guide de Synchronisation : Yellowbox CRM & Webmecanik Automation

La synchronisation de vos contacts et sociétés permet d'aligner vos efforts marketing et commerciaux. Ce guide vous accompagne dans la configuration du plugin natif.

1. Phase de Préparation (Essentiel)

Avant toute manipulation technique, une réflexion stratégique est de mise :

• Audit des données : Ne synchronisez que ce qui est utile au Marketing Automation pour éviter de polluer vos bases.

• Accompagnement : Il est vivement conseillé de contacter votre Account Manager Webmecanik pour valider votre schéma de données et le sens de synchronisation (bi-directionnel ou mono-directionnel).

2. Configuration des Champs dans Automation

Avant d'activer le plugin, vous devez préparer le terrain dans Webmecanik Automation :

1. Créez les champs personnalisés correspondants à ceux de Yellowbox.

2. Respectez le type de données : Un champ Date dans Yellowbox doit impérativement être un champ Date dans Automation pour éviter les erreurs de transfert.

3. Activation du Plugin Yellowbox

Rendez-vous dans la section Plugins de votre instance Webmecanik Automation.

Informations de connexion requises :

• Yellowbox URL : L'adresse URL de votre CRM (doit être une version SaaS/hébergée).

• Yellowbox Username : L'identifiant du compte dédié à la synchro.

• Yellowbox Access Key : Le mot de passe associé.

[!IMPORTANT]

Basculez l'option "Publié" sur OUI, puis cliquez sur Appliquer. De nouveaux onglets (Leads, Contacts, Sociétés) apparaîtront alors.

4. Paramétrage des Fonctionnalités

Dans l'onglet Fonctionnalités, configurez le comportement de la synchronisation :

🔄 Automatisation et Entités

• Sync automatique : Activez la synchronisation via les tâches "cron".

• Choix des entités : Cochez les cases pour les leads, contacts ou sociétés à synchroniser.

• Tables personnalisées : Si vous n'utilisez pas la table "Leads" par défaut dans Yellowbox, spécifiez ici le nom de la table cible.

👤 Gestion des Propriétaires (Sales/Account Managers)

Trois options s'offrent à vous :

1. Attribution fixe : Définir un propriétaire par défaut dans Yellowbox pour tout nouveau contact venant d'Automation.

2. Mise à jour : Choisir si ce propriétaire doit aussi être mis à jour lors des modifications de contacts existants.

3. Miroir : Affecter automatiquement dans Automation le même propriétaire que celui défini dans Yellowbox.

📍 Mapping des Adresses

Pour synchroniser les coordonnées géographiques, précisez :

1. Le type d'adresse (Contact ou Société).

2. Le nom du champ correspondant dans Webmecanik Automation.

5. Mapping et Finalisation

Association des champs

Dans les onglets dédiés (Contacts, Sociétés, Leads), faites correspondre chaque champ Yellowbox au champ Automation créé à l'étape 2.

• Priorité : Utilisez l'option à droite pour définir quel logiciel est "prioritaire" en cas de conflit de données.

Mise en service

1. Enregistrez et fermez le plugin.

2. Contactez le support Webmecanik : Cette étape est obligatoire pour qu'ils activent les "crons" (tâches automatiques) sur votre instance.