Comment synchroniser Yellowbox CRM avec Webmecanik Automation ?

Il est possible de synchroniser les contacts et sociétés de votre CRM Yellowbox avec Webmecanik Automation.  

Cette synchronisation passe par la configuration du plugin Yellowbox natif dans Automation.

Avant de réaliser cette synchronisation, une phase de réflexion sur les champs que vous voulez synchroniser avec Automation est nécessaire, car toutes les informations d’un CRM ne sont pas forcément utiles dans un logiciel de marketing Automation. Elles peuvent même avoir des impacts importants sur votre organisation commerciale et marketing. L’objectif est de simplifier votre gestion des prospects et clients.

Pour bien vous préparer à cette synchronisation et la réaliser dans les meilleures conditions, nous vous invitons à vous rapprocher de votre Account Manager qui vous proposera des solutions adaptées pour que la synchronisation soit configurée pour répondre à vos besoins.

Maintenant que vous savez quels champs doivent être synchronisés avec lesquels, à quelle fréquence et dans quel sens, place à la mise en place ! 

Votre account manager va ici aussi vous accompagner pour la mise en place opérationnelle de votre synchronisation. 

Vous démarrez par  créer les champs personnalisés dans Automation correspondant aux champs Yellowbox que vous voudrez synchroniser. 

Ici, veillez bien à renseigner le bon type de données : un champ de type “Date” dans Yellowbox doit correspondre à un champ de type “Date” dans Automation par exemple.

Pour la création de champs personnalisés dans Webmecanik Automation, reportez vous à cet article pour vous guider.

Une fois les champs créés la configuration du plugin en lui-même peut commencer.

Configuration du plugin Yellobox

Pour activer le plugin Yellowbox, il faut faut entrer plusieurs informations essentielles : 

Yellowbox URL :  Entrez ici l’adresse de votre CRM (qui devra donc être hébergé et non pas “On premise”)

Yellowbox username : Entrez ici le nom du compte Yellowbox qui sera utilisé pour faire la synchronisation

Yellowbox access key : Entre ici le mot de passe du compte Yellowbox utilisé

Pour finir cochez “OUI” pour l’option “publié”, puis cliquez sur “Appliquer" pour valider la connexion

Une fois activé, vous verrez apparaitre de nouveaux onglets pour le mapping des leads, des contacts et des sociétés. 

Fonctionnalités de la synchronisation Yellowbox CRM : 

L'onglet fonctionnalités vous permet d'activer/désactiver les fonctionnalités de la synchronisation : 

La première option permet d'activer la synchronisation automatique via les "crons" (tâche automatique) entre les deux logiciels

Vous pouvez ensuite choisir quelles entités seront synchronisées (les leads le seront de base)

Les tables de leads étant personnalisable dans Yellowbox, vous pouvez choisir ici la table à synchroniser ici si vous n'utilisez pas la table "leads" par défaut.

Vous trouvrez ensuite 3 options pour gérer les propriétaires de contacts entre Webmecanik Automation et Yellobox CRM.

La première option vous permet simplement de choisir quel propriétaire sera affecté dans Yellowbox à tous les contacts provenant d'Automation. 

La seconde vous permet de choisir si l'affectation de ce propriétaire se fait également sur la mise à jour des contacts en plus de leur création.

Enfin la 3ème option permet d'affecter dans Webmecanik Automation le même propriétaire que celui affecté dans Yellobox.

Vous pouvez ensuite choisir si les contacts Automation seront envoyés en tant que "Lead" (Prospect) ou Contact dans Yellowbox

Enfin, pour pouvoir synchroniser les adresses depuis Automation vers Yellowbox, il faudra les définir dans ces deux champs : 

Le premier vous permet de choisir quelles adresses synchroniser (Contacts ou Account (société)

Puis dans le second champ, entrez le nom du champ dans Webmecanik Automation. 

Association des champs

Enfin réalisez l'association des champs pour chaque élément via les onglets dédiés. 

Vous trouverez ici la liste des champs Yellobox, selectionnez en dessous le champ Webmecanik Automation correspondant.  
L'option à droite permet d'indiquer l'ordre de priorité de la synchronisation.

Enregistrez et fermez le plugin. 

Contactez ensuite le support webmecanik pour faire activer les crons sur votre instance.
Voilà votre synchronisation est activée et opérationnelle.