Comment synchroniser Sugar CRM avec Webmecanik Automation ?

Il est possible de synchroniser les contacts et sociétés de votre CRM Sugar avec Webmecanik Automation.  

Cette synchronisation passe par la configuration du plugin SugarCRM natif dans Automation.

Avant de réaliser cette synchronisation, une phase de réflexion sur les champs que vous voulez synchroniser avec Automation est nécessaire, car toutes les informations d’un CRM ne sont pas forcément utiles dans un logiciel de marketing Automation. Elles peuvent même avoir des impacts importants sur votre organisation commerciale et marketing. L’objectif est de simplifier votre gestion des prospects et clients.

Pour bien vous préparer à cette synchronisation et la réaliser dans les meilleures conditions, nous vous invitons à vous rapprocher de votre Account Manager qui vous proposera des solutions adaptées pour que la synchronisation soit configurée pour répondre à vos besoins.

Maintenant que vous savez quels champs doivent être synchronisés avec lesquels, à quelle fréquence et dans quel sens, place à la mise en place !

Votre account manager va ici aussi vous accompagner pour la mise en place opérationnelle de votre synchronisation.

Vous démarrez par  créer les champs personnalisés dans Automation correspondant aux champs SugarCRM que vous voudrez synchroniser.

Ici, veillez bien à renseigner le bon type de données : un champ de type “Date” dans SugarCRM doit correspondre à un champ de type “Date” dans Automation par exemple.

Pour la création de champs personnalisés dans Webmecanik Automation, reportez vous à cet article pour vous guider.

Une fois les champs créés la configuration du plugin en lui-même peut commencer.

Configuration du plugin SugarCRM

Pour activer le plugin SugarCRM, il faut faut entrer plusieurs informations essentielles :

URL Sugar CRM :  Entrez ici l’adresse de votre CRM (qui devra donc être hébergé et non pas “On premise”

Clé du client : Entrez ici la clé API publique créée au préalable dans SugarCRM

Secret du client : Entrez ici la clé API secrète créée au préalable dans SugarCRM

Pour connecter SugarCRM il vous faudra le login et le mot de passe d’un des utilisateurs (avec un accès administrateur) du CRM.

Entrez ces informations dans les 2 derniers champs.

Enfin vous devrez choisir la version de SugarCRM que vous utilisez.

Pour finir cochez “OUI” pour l’option “publié”, puis cliquez sur “Autoriser l’application” pour valider la configuration et activer le plugin.

Une fois activé, vous verrez apparaitre 2 nouveaux onglets pour le mapping des contacts et des sociétés.

Reliez ici les champs SugarCRM (à gauche) avec les champs automation voulus (à droite)

La flèche au centre permet de définir le sens de priorité de la synchronisation, il est par défaut du CRM vers Automation. (ainsi une modification dans le CRM est prioritaire sur une modification dans Automation).

Les fonctionnalités du plugin SugarCRM :

Fonctionnalités activées :

La première option vous permet d’envoyer des contacts Webmecanik dans SugarCRM via les actions de formulaires, campagnes et points.

La seconde option vous permet de récupérer les contacts SugarCRM dans Webmecanik via la tâche automatisée

Enfin la 3ème option vous permet d’envoyer des contacts depuis Webmecanik vers SugarCRM grâce à la tâche automatisée

Paramètres spécifique de fonctionnalités :

La mise à jour du propriétaire de contact vous permet de mettre à jour le propriétaire du contact dans Webmecanik en fonction de celui défini dans Sugar CRM.

Paramétrer les emails en ne pas contacter > vous permet de synchroniser les contacts en statut “Ne pas contacter” pour qu’ils soient les mêmes dans chaque logiciel.

Mettre à jour les valeurs vide vous permet de remplir les champs vide sans prendre en compte la priorité du mapping. (vous pouvez ainsi vous assurer que des champs ne restent pas vide)

Les objets à récupérer vous permettent de synchroniser les éléments que vous voulez depuis et vers SugarCRM : Prospects, contact et Comptes (sociétés)

Le plugin vous permet de synchroniser l’activité des contacts dans Webmecanik (leur historique comportemental) directement dans SugarCRM, le champ vous permet de choisir quelles activités synchroniser. (Laissez vide pour tout synchroniser)

Enfin le plugin vous permet de synchroniser des champs du CRM Sugar vers des tags

plutôt que des champs.

Cela peut être utile pour synchroniser une grande quantité de champs car le nombre de champs personnalisés dans Webmecanik est limité à 64 par entité.