Calendly est une plateforme permettant à vos contacts de prendre rendez-vous pour des évènements à des plages horaires définies.
Grâce à Zapier vous pouvez synchroniser les informations de ces contacts et des rendez-vous directement dans un contact Webmecanik Automation.
Pour cela créez un compte Zapier si vous n’en possédez pas puis configurez-le pour qu’il soit connecté à Webmecanik Automation.
Mise en place de la synchronisation dans Zapier
Cliquez sur “Create Zap”
Ici sélectionnez Calendly en le cherchant dans la barre de recherche :
Ensuite il vous faut choisir le déclencheur du Zap du coté de Calendly. C’est à dire l’action Calendly qui déclenchera la synchronisation des informations de contact avec Webmecanik.
Les 2 choix sont : la création d’un invité ou l’annulation d’un invité.
Nous choisirons la création dans cet exemple.
Choisissez le déclencheur et appuyez sur “Continue”
Ici il faut sélectionner votre compte Calendly relié à Zapier :
Notez donc que vous pourrez utiliser plusieurs compte Calendly via Zapier mais qu’il faudra créer un Zap pour chaque.
Si vous n’avez pas encore relié le compte choisissez “add a new account”
Dans la popup qui s’ouvre, copiez simplement la clef API que vous trouverez dans le menu intégration de votre compte Calendly, disponible à cette adresse.
Une fois le compte sélectionné cliquez sur “Continue”.
C’est à cette étape que vous allez pouvoir sélectionner quelles données seront synchronisées avec Webmecanik Automation.
Pour synchroniser des données, il faut souvent créer des champs personnalisés dans Automation, comme l’explique cet article.
Ici, Zapier va chercher toutes les données synchronisables depuis Calendly.
Cliquez sur “Test & continue”.
Notez qu’il faut au moins un “invitee” présent dans votre Calendly pour que cela fonctionne.
Un “invitee” est un contact qui a pris rendez-vous avec vous via Calendly et qui a donc rempli le formulaire d’inscription avec les informations que vous avez demandées.
Cliquez sur “Done” et passez à la configuration de l’application Webmecanik.
Sélectionnez l'application Webmecanik Automation (cette application n’est accessible que via invitation, si vous ne la trouvez pas merci de contacter le support Webmecanik pour recevoir l’invitation).
Cliquez sur “Continue”
Sélectionnez votre compte Webmecanik Automation si vous en possédez déjà un ou créez-en un.
Cette application Zapier utilise une authentification OAuth2 pour accéder à l'API Webmecanik Automation. Il vous faut donc créer vos identifiants d'API :
- Aller dans la configuration générale de Automation puis dans paramètre de l'API.
- Cliquer sur "OUI" pour "API activée ?"
- Enregistrer les modifications.
Allez ensuite dans le menu "Identifiants de l'API" dans le panneau de gauche
- Cliquez sur "Nouveau" en haut à droite pour créer de nouveaux identifiants
- Sélectionnez OAuth 2 comme protocole d'autorisation
- Donnez un nom en relation avec l'application Zapier
- Entrez l'url de call-back suivante https://zapier.com/dashboard/auth/oauth/return/App80678CLIAPI/
Une fois créés, retrouvez vos identifiants dans la liste (en sélectionnant bien OAuth 2).
Vous devrez utiliser ces identifiants lors de la configuration dans Zapier.
L’url est celle de votre instance, attention ENLEVEZ LE “/” à la fin de l’url. Par exemple :
https://support.webmecanik.com
Une fois votre compte créé, sélectionnez le et cliquez sur “Continue”
Vous arrivez sur la page de “mapping” avec la liste des champs de contact de votre instance Webmecanik Automation
Ici vous pouvez “mapper” les champs calendly avec ceux d’Automations
Par exemple vous pouvez lié la date de rendez-vous d’un “invitee” Calendly à un champ personnalisé “date de rendez-vous” dans Automation
C’est à vous de décider quelles informations vous voulez synchroniser entre les deux outils.
Une fois le mapping complété, cliquez sur “continue” en bas de page
Enfin cliquez sur le dernier test et votre “Zap” est terminé.
N’oubliez pas de l’activer en poussant le bouton sur “On”en bas de page
Votre synchronisation Calendly à Automation est prête !
Désormais dès qu’un contact prendra rendez-vous avec vous via Calendly vous récupérerez les informations voulues sur Webmecanik Automation.
Les tags UTM pouvant également être synchronisés, vous pourrez ainsi suivre la source de création de vos contacts.
N’hésitez donc pas à partager votre calendrier Calendly dans vos emails, vos landing pages ou directement sur votre site!
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