Comment configurer la synchronisation entre Salesforce et Webmecanik Automation ?

Prérequis avant la mise en place

• Il est possible de synchroniser les contacts et sociétés de votre CRM Salesforce avec Webmecanik Automation. 
• Cette synchronisation passe par la configuration du plugin Salesforce natif dans Automation.
• Avant de réaliser cette synchronisation, une phase de réflexion sur les champs que vous voulez synchroniser avec Automation est nécessaire, car toutes les informations d’un CRM ne sont pas forcément utiles dans un logiciel de marketing Automation. Elles peuvent même avoir des impacts importants sur votre organisation commerciale et marketing. L’objectif est de simplifier votre gestion des prospects et clients.
• Pour bien vous préparer à cette synchronisation et la réaliser dans les meilleures conditions, nous vous invitons à vous rapprocher de votre Account Manager qui vous proposera des solutions adaptées pour que la synchronisation soit configurée pour répondre à vos besoins.
• Maintenant que vous savez quels champs doivent être synchronisés avec lesquels, à quelle fréquence et dans quel sens, place à la mise en place !
• Vous démarrez par créer les champs personnalisés dans Automation correspondant aux champs Salesforce que vous voudrez synchroniser.
• Ici, veillez bien à renseigner le bon type de données : un champ de type “Date” dans Salesforce doit correspondre à un champ de type “Date” dans Automation par exemple.

Pour la création de champs personnalisés dans Webmecanik Automation, reportez vous à cet article pour vous guider.

Une fois les champs créés la configuration du plugin en lui-même peut commencer.

Configuration plugin :

• ID Utilisateur => Clé API publique
• Secret utilisateur => Clé API secrète
  
  

CONNEXION AVEC SALESFORCE

1. Se rendre sur l’instance Salesforce
   
   
2. Aller dans Configuration Avancée
   
3. Dans la barre latérale gauche, chercher Applications > Gestionnaires des application
   
4. En haut à droite, cliquer sur “Nouvelle application connectée” et remplir les champs comme suit :
   ⚠️Attention de bien décocher l'option Require Proof Key for Code Exchange⚠️
5. L’URL de rappel se trouve dans le plugin Salesforce de l’instance Automation (roue cranté en haut à droite puis plugin dans le menu)
6. Cliquez sur enregistrer l’application. Vous arrivez sur la page de l’application Salesforce.
   Ici repérez les clés consommateur et Secret consommateur.
   Ce sont les informations que vous devrez copier dans le plugin Salesforce sur Automation.

Clés sur Salesforce :

Clés sur Automation :

1. Dans le cas d’une sandbox, dans la partie Fonctionnalités, il faudra bien penser à cocher “Ceci est un compte test (bac à sable)” sans quoi l’authentification ne fonctionnerait pas.
2. Cliquez sur Appliquer
3. Cliquez sur Autorisez l’application, loggez-vous, et le tour est joué.

 

PARAMÉTRAGE :

Site distant / Site de confiance :       

Il est facile de récupérer des données depuis Salesforce, beaucoup moins d’y écrire. Si les données ne remontent pas dans le sens Automation vers Salesforce, il va falloir paramétrer le site distant et le site de confiance.

1. Rendez vous dans la configuration, puis recherchez “Site” dans la barre de recherche
        
2. Rendez vous dans “Paramètres de site distant”
3. Cliquez sur “Nouveau site distant”
   
4. Remplissez les champs de cette manière, en remplaçant “Support” par le nom de votre entreprise et l’url de l’instance par la vôtre
5. Rendez vous dans “Site de confiance de la Stratégie de sécurité des contenus”
6. Cliquez sur “Nouveau site de confiance”
7. Remplissez les champs de cette manière, en remplaçant “Support” par le nom de votre entreprise et l’url de l’instance par la vôtre 
8. Voilà la configuration de base est terminée.
9. Vous pouvez maintenant “mapper” les champs Salesforce et Automation dans le plugin dans votre instance : 

 

Fonctionnalités :

 

• La première ligne correspond à l’envoi de contacts  depuis Automation vers Salesforce via les actions de formulaires, de campagnes et de points.
• Si c’est un contact Automation qui n’est pas présent dans Salesforce, il sera créé sous forme de prospect (lead).
• Si le contact Automation existe dans Salesforce avec le même email sous forme de prospect ou de contact, il sera synchronisé au même format.
• Les secondes et troisièmes lignes correspondent à l’envoi de contacts via les “crons” (tâches automatisées) depuis et vers Salesforces. Ces crons passent toutes les heures avec ces règles : 
• Tous les contacts créés ou modifiés dans Salesforce dans un délai de 20 minutes seront synchronisés avec Automation.
• Tous les contacts créés ou modifiés dans Automation dans un délai de 20 minutes seront synchronisés avec Salesforce.

 

Faites correspondre vos champs personnalisés créés au préalable avec ceux de Salesforce. Pour rappel, les deux champs doivent être du même type de données.

Les flèches désignent la priorité :  La flèche vers la droite donne la priorité à Salesforce sur Automation et inversement.

Ainsi, si priorité est donnée à Salesforce pour un champ, les données de ce champ provenant d’Automation ne pourraient pas modifier le champ dans Salesforce.

Synchroniser les propriétaires de contacts : 

Activez cette option pour mettre à jour les propriétaires de contacts entre les deux logiciels : 

Mettre à jour les valeurs vides : 

Vous pouvez choisir de forcer la mise à jour des valeurs vides sans prendre en compte la priorité avec cette option : 

Ainsi même s’il n’a pas la priorité, Automation pourra mettre un jour un champ Salesforce s’il est vide et inversement. 

Utiliser le dernier enregistrement “Ne pas contacter” : 

Cette option permet de mettre à jour la valeur la plus récente du statut “Ne pas contacter” entre les deux logiciels (cette option n’est utile que si vous synchronisez le statut Ne pas contacter entre les deux logiciels (voir champs spéciaux) : 

Sélectionnez les objets Salesforce :

Choisissez les objets Salesforce qui seront synchronisés entre Automation et Salesforce. 

Notez qu’il faut obligatoirement que Compte soit coché ainsi que  Contact ou Prospect au minimum.

Activité permet de synchroniser les éléments de l’historique comportemental des contacts Automation dans Salesforce

Attention, si vos contacts Automation sont reliés à des sociétés Automation, la synchronisation de la société va entraîner la création d’un Compte. Nous vous conseillons de mapper la société d’un Prospect Salesforce avec un champ personnalisé Automation différent de “Company”, et de garder “Company” pour la société d’un Contact Salesforce.

 

Si vous souhaitez synchroniser des activités, utilisez le champ en dessous pour définir quels éléments vous souhaitez envoyer à Salesforce : 

Enfin le dernier champ vous permet de prendre en compte l’utilisation d’un Préfixe sur Salesforce : 

 

Une fois cette configuration faite, merci de revenir vers le support afin que nous activions les crons Salesforce sur votre instance.

Le plugin Salesforce permet également d’utiliser des champs spéciaux poussant encore plus loin les possibilités de synchronisation entre lui et Webmecanik Automation.

Champs spéciaux supplémentaires 

Lien vers la timeline du contact

Ce champ apparaît automatiquement dans le mapping de contact du plugin. Il permet d’obtenir le lien vers la fiche du contact dans Automation.

ID du contact

Il est possible de créer un champ “ID Webmecanik” dans Salesforce, afin de faire remonter l’ID Automation du contact. Attention, le champ Automation doit être “Noyau - ID du contact” dans le mapping, et non “ID du contact” qui n’est pas un champ fonctionnel.

Gestion des désinscriptions 

Il est possible de relier nativement la désinscription d’Automation (Ne pas contacter) avec un champ de SalesForce.

Côté SalesForce

Il faut utiliser le champ personnalisé ayant pour alias “HasOptedOutOfEmail”

1)Dans la configuration allez dans l’onglet “Gestionnaire d’objet”

Dans ce menu cherchez l’objet “piste” ou “contact” et cliquez dessus : 

Enfin cliquez sur “champs et relations” dans le menu de gauche : 

 

 

2) Cliquez sur le champ “Désinscription d'adresse e-mail” pour éditer l’option “Sécurité au niveau du champ” (Set-field level security). Il faudra alors rendre le champ visible dans tous les cas.

 

3) Revenez dans le menu “champs et relations” du gestionnaire d’objet puis cliquez sur le bouton “Définir le suivi d’historique” en haut à droite  : 

Cochez la case  “Activer l’historique des pistes”

Puis la case “désinscriptions d’adresse e-mail”

Enregistrer et la configuration est terminée côté Salesforce.

 

Côté Automation

1) Dans la configuration du plugin “Salesforce”, cocher la case “Utiliser le dernier enregistrement Ne pas contacter” de l’onglet “Fonctionnalités”.

2) Dans l’onglet “Mapping de contact”, relier le champ “Désinscrit e-mail” de Salesforce avec le champ “Ne pas contacter par e-mail” de Automation.

 

Gestion des suppressions

Dans le “Mapping de contact” et le “Mapping de société” il existe un champ Salesforce “Supprimé”.

Celui-ci remonte l’information de la suppression du contact

1. Chercher le champ “Supprimé” (Deleted en anglais) dans le “Mapping de contact” (Existant pour Contact et Piste) et dans le “Mapping de société”.
2. Relier ce champ à un champ booléen de l’instance Automation. Par exemple “Supprimé de Salesforce”.
3. Lorsque le contact est supprimé dans Salesforce, le champ booléen de Automation sera mis à jour avec la valeur “Vrai”
4. Vous pouvez ensuite créer un segment basé sur ce champs pour pouvoir gérer la suppression dans Automation (via une campagne)
   

Comment configurer la synchronisation des activités

Rendre les activités rapportables - vous devez d'abord configurer un objet personnalisé dans votre instance Salesforce. Veuillez configurer l'objet tel qu'il est décrit ci-dessous.

Étape 1: Sur l'écran initial de création d'un objet personnalisé, assurez-vous que le champ Label contient la valeur «Timeline» et que le nom de l'objet est «mautic_timeline». Cela remplira automatiquement quelques champs, puis vous aurez la possibilité de remplir d'autres champs qui n'ont pas été pré-remplis avec des valeurs liées à votre entreprise ou à cet objet. Ces champs supplémentaires n'ont pas d'impact sur les activités.

Étape 2: Lorsque vous enregistrez cet écran initial, vous serez redirigé vers l'écran des objets personnalisés où vous pouvez configurer les champs personnalisés. Créez les 7 champs personnalisés qui correspondent exactement au format ci-dessous:

ActivityDate: Date / Heure
contact_id: Recherche (Contact)
Description: zone de texte longue (131072)
WhoId: recherche (prospect)
MauticLead: Numéro (18, 0) (ID externe)
Mautic_url: URL (255)

ReferenceId: Texte (255)
C'est le seul qui doit être configuré comme unique - sélectionnez «ne pas autoriser les valeurs en double» dans Salesforce
(Les noms d'API pour ceux-ci seront renseignés automatiquement)

Étape 3: Après avoir enregistré l'objet personnalisé, si votre préfixe d'espace de noms est vide ou manquant, laissez-le seul. Si le champ Préfixe d'espace de nom apparaît avec une valeur remplie automatiquement, vous devrez ajouter la vôtre ici.

Étape 4: du côté d'Automation, assurez-vous que «Activité» est cochée dans l'onglet Fonctionnalités du plug-in Salesforce.

Étape 5: (répétez pour les prospects et les contacts): modifiez la mise en page et faites défiler jusqu'à la liste associée pour la chronologie Automation. Cliquez sur la clé pour modifier, sélectionnez Date d'activité dans les champs disponibles et ajoutez-la aux champs sélectionnés. Enregistrez la mise en page.

Pour plus d'informations sur la modification des listes associées dans Salesforce, consultez le centre d'aide Salesforce.

Étape 6: Annulez la publication de votre plugin puis republiez. Sauver et fermer.

Une fois que vous republiez le plugin, Automation examinera tous vos contacts des 7 derniers jours, puis mettra à jour ces contacts ou prospects correspondants dans Salesforce avec les activités appropriées. L'API de synchronisation d'activité prend environ 8 à 10 minutes pour transférer les activités de Automation à Salesforce.