🧹 Tout savoir sur la gestion des doublons dans Webmecanik Pipeline – Webmecanik

Garder une base de données saine et propre est essentiel pour votre efficacité commerciale ! Webmecanik Pipeline intègre des fonctionnalités avancées pour vous aider à identifier et à traiter les fiches en double, qu'il s'agisse de vos contacts ou de vos entreprises.

Voici une présentation des différentes options à votre disposition pour gérer ces situations.

🚨 Détection proactive lors de la création

Lorsque vous tentez d'ajouter un contact ou une entreprise qui existe déjà dans votre base (détection basée sur le même nom, email, téléphone, ou SIREN/SIRET pour les entreprises), l'outil veille au grain :

Une alerte de détection apparaît directement en bas de la fenêtre d'ajout.
Cette alerte inclut le pourcentage de correspondance et un lien vous permettant de consulter la fiche déjà existante.
Vous pouvez alors décider de cliquer sur "Tout ignorer" si vous souhaitez forcer la création, ou tout simplement annuler pour éviter de créer un doublon.

🔍 Repérage visuel dans vos listes et fiches

Si des fiches identiques se sont glissées dans votre CRM avec le temps, elles restent très faciles à identifier lors de votre navigation quotidienne :

Dans vos vues listes : Un petit picto d'avertissement apparaît à côté de la ligne des Contacts ou des Entreprises suspectés d'être en double.
Sur la fiche détaillée : Un bandeau d'alerte jaune bien visible s'affiche dans la colonne des détails de la fiche. Il vous indique clairement la fiche potentielle en doublon, son pourcentage de correspondance, et propose un lien cliquable pour gérer la situation immédiatement.

⚙️ Le centre de contrôle : Configuration globale

Pour faire un grand nettoyage, rendez-vous dans le menu Configuration > Gestion des doublons. Cet espace est pensé pour vous faire gagner du temps :

L'interface est divisée en deux onglets distincts (un pour vos Contacts, un pour vos Entreprises).
Les doublons détectés y sont intelligemment classés par ordre de pertinence : les paires avec la plus haute probabilité de correspondance remontent tout en haut de votre liste.

🛠️ Actions de résolution : Fusionner ou Séparer

Face à un potentiel doublon, deux grandes actions s'offrent à vous :

🤝 Fusionner : Vous gardez un contrôle total sur vos données. Une fenêtre s'ouvre et vous permet de cocher quelle fiche principale vous souhaitez conserver. Vous pouvez ensuite décider, champ par champ, quelle valeur exacte doit être gardée (nom, email, adresse, etc.).
- Rassurez-vous : Aucune donnée critique n'est perdue ! Les tags, les activités, les opportunités en cours et les entreprises rattachées suivent automatiquement et sont fusionnés sur la fiche conservée.
🛑 Maintenir séparés : Si les deux fiches concernent finalement des entités différentes (des homonymes, par exemple), il vous suffit d'utiliser ce bouton. La paire disparaîtra définitivement de vos alertes et ne vous sera plus jamais proposée en doublon.

❓ Le pourcentage de correspondance vous semble incohérent ?

Il peut arriver que le pourcentage affiché (comme 35 % ou 95 %) vous paraisse étrange au regard de ce que les deux fiches partagent visuellement.

Sachez que l'algorithme de détection prend en compte de très multiples critères pondérés en arrière-plan. Si le pourcentage ne vous semble pas représenter la réalité, fiez-vous à votre connaissance du client : vérifiez rapidement les champs en commun et décidez par vous-même de les fusionner ou de les maintenir séparés.