Comment gérer le consentement au tracking (RGPD) par canal dans Webmecanik Automation ? – Webmecanik

La conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) exige d'obtenir un consentement strict, libre et explicite pour le suivi (tracking) des comportements de vos utilisateurs (comme l'ouverture d'un email ou le clic sur un lien).

Pour répondre à cette obligation, Webmecanik Automation propose des outils avancés permettant de dissocier l'autorisation d'envoi d'un message de l'autorisation de son suivi (tracking). Ce système vient compléter l'outil historique de désinscription globale (« Ne pas contacter »).

Voici un aperçu des différents outils mis à votre disposition pour orchestrer ce consentement.

1. L'activation initiale dans la Configuration Globale

Toute gestion du consentement au tracking commence par son activation au niveau de votre instance.

Où cela se trouve-t-il ? Dans les Paramètres de tracking de votre menu Configuration.
Quel est l'effet ? Un interrupteur principal RGPD permet d'activer la granularité du consentement par canal (Email, SMS). Tant que cette option n'est pas activée, le comportement de suivi reste standard. Une fois activée, elle débloque l'ensemble des fonctionnalités décrites ci-dessous.

2. La collecte transparente via les formulaires

Pour recueillir légalement le consentement de vos nouveaux contacts, vos formulaires s'adaptent.

Le champ de consentement multi-cibles : Vous pouvez intégrer une case à cocher unique pour chaque consentement.
La double validation : Ce champ permet au contact d'accepter simultanément (ou séparément) la réception de vos communications et le suivi de ses interactions (clics pour les SMS, ouvertures et clics pour les emails).

⚠️ Attention : Veillez à bien saisir votre message d'information sur le consentement dans le champ Étiquette.

3. La visualisation et modification sur la fiche contact

Vous gardez à tout moment une visibilité totale sur les choix de vos contacts depuis leur profil.

Les badges « Ne pas suivre » : Si un contact refuse le suivi sur un canal, un badge spécifique (ex: Ne pas suivre : EMAIL) apparaît sur sa fiche. Cela signifie que vous pouvez continuer à lui écrire si son abonnement est actif, mais qu'aucune donnée de comportement (ouverture/clic) ne sera collectée.
L'historique des événements : Chaque modification du consentement (retrait ou attribution) est consignée de manière temporelle dans l'historique des activités du contact. Vous visualisez également la source de ce changement (fiche contact, centre de préférences, formulaire etc.)
Le Centre de préférences : Vos contacts peuvent ajuster eux-mêmes leurs choix en toute autonomie. Le centre de préférence de contact intègre une colonne dédiée pour cocher ou décocher le consentement au tracking, canal par canal.

4. Le ciblage dans les Segments

Vos bases de données deviennent plus intelligentes grâce à des filtres natifs liés au suivi.

Des filtres spécifiques : Lors de la création d'un segment, vous disposez de nouveaux critères de filtrage tels que « Consentement au tracking refusé - Email » ou « Consentement au tracking refusé - SMS ».
Utilité : Cela vous permet d'adapter vos stratégies marketing en séparant les contacts "trackés" des contacts "non-trackés" afin de respecter scrupuleusement leurs préférences de confidentialité.

5. L'automatisation dans les Campagnes

La mise à jour du statut d'un contact peut également être automatisée au cœur de vos scénarios.

L'action de campagne dédiée : Le constructeur de campagne inclut une condition permettant de filtrer vos contacts en fonction de leur consentement.
Utilité : Vous pouvez, par exemple, décider de mettre à jour automatiquement le consentement d'un groupe de contacts à la suite d'une action spécifique ou d'un parcours utilisateur bien précis.

6. Le traitement équitable des contacts non suivis dans les scénarios

Lorsqu'un contact a retiré son consentement au tracking, ses clics et ouvertures ne sont plus enregistrés. Dans une campagne classique, face à une décision de type "A-t-il cliqué ?", ce contact basculerait par défaut dans la branche négative ("Non"), ce qui fausserait vos statistiques et vos parcours automatiques.

Le commutateur de chemin distinct : Pour pallier cela, Webmecanik Automation permet d'ajuster le comportement des décisions de campagne (comme les Clics d'e-mail). En activant l'option « Ajouter un chemin distinct pour les contacts Ne pas suivre », vous séparez les flux.
L'activation d'une troisième branche : Au lieu du traditionnel choix binaire (Oui / Non), votre campagne se dote d'une troisième branche dédiée exclusivement aux contacts ayant le statut "Ne pas suivre". Cela vous permet de leur proposer un parcours alternatif adapté, sans les pénaliser ni les confondre avec des contacts simplement inactifs.

7. La gestion du consentement directement dans le Centre de Préférences

Afin de donner à vos contacts un contrôle total sur leurs données conformément aux exigences de transparence, le consentement au tracking peut être géré de manière autonome depuis leur page publique de préférences.

Le bloc dédié : Un bloc spécifique peut être intégré directement dans la mise en page de votre Centre de Préférences pour afficher des choix de suivi distincts.
Une autonomie granulaire : Les contacts peuvent facilement cocher ou décocher leur « Consentement au suivi des interactions » pour chaque canal spécifique (comme l'Email ou le SMS). Cela leur garantit de pouvoir rester abonnés à vos communications tout en décidant de manière indépendante s'ils acceptent ou non le suivi de leurs ouvertures et clics.

8. L'insertion d'un lien de retrait du suivi via une variable dédiée

Pour offrir une alternative directe à la désinscription totale au sein de vos communications, vous pouvez insérer un lien permettant au contact de refuser uniquement le suivi comportemental.

La variable {disable_tracking_url} : En configurant ce jeton spécifique comme URL d'un lien, le destinataire peut cliquer sur un texte personnalisé (ex: « Je ne souhaite pas que mes clics soient suivis »). Cette action désactive instantanément le tracking des ouvertures et des clics pour le canal concerné.
Flexibilité d'intégration : Ce jeton s'intègre facilement dans n'importe quel éditeur de texte ou bouton de vos thèmes d'emails, vous permettant de placer cette option de désengagement du tracking de manière fluide et visible.

9. L'analyse et le suivi global via les Rapports sur le Consentement

Pour garder une vue d'ensemble et exporter vos données de conformité, vous pouvez générer des rapports dédiés qui répertorient précisément toutes les actions de consentement (validation ou retrait) effectuées par vos contacts.

Un type de rapport dédié : Cet outil vous permet de filtrer et d'extraire l'historique des choix de vos utilisateurs, constituant ainsi une preuve solide de conformité RGPD en cas de contrôle. Pour ce faire, utilisez la source de contact : Ne pas suivre
Des colonnes de données précises : Le rapport s'organise autour de données clés indispensables à la traçabilité. Vous y retrouvez notamment : l'ID du contact, son Email, son Adresse IP, le Canal concerné (Email, SMS), un Commentaire indiquant la source de l'action (par exemple s'il s'agit d'un formulaire ou du centre de préférences), la Date exacte de la modification, l'ID du canal et le Nom du propriétaire du contact.

L'option "Suivre l'activité de l'e-mail" dans Webmecanik Automation

Cette option, présente lors de la configuration ou de la modification de vos e-mails dans l'interface de Webmecanik Automation, est essentielle pour aligner vos campagnes avec les réglementations européennes de protection des données (RGPD) et les recommandations de la CNIL.

Pourquoi et comment l'utiliser pour respecter la CNIL ?

La CNIL considère les pixels espions (pixels de suivi d'ouverture) et les liens de redirection trackés comme des traceurs comportementaux. À ce titre, leur dépôt requiert normalement le consentement préalable et explicite du destinataire.

En basculant l'interrupteur "Suivre l'activité de l'e-mail" sur Non :

Suppression du pixel de suivi : L'e-mail est envoyé sans le micro-pixel invisible, empêchant la collecte de données sur l'ouverture de l'e-mail (date, heure, adresse IP).
Désactivation du tracking des liens : Les liens insérés dans le corps du message restent des liens bruts (HTML direct). Ils ne sont pas réécrits pour passer par vos serveurs de redirection Webmecanik, ce qui signifie qu'aucun clic ne sera tracé au niveau individuel.
Anonymat total garanti : L'e-mail est acheminé de manière neutre pour l'ensemble des destinataires.

Le conseil de l'expert : Cette désactivation totale est particulièrement recommandée pour l'envoi de vos e-mails purement transactionnels ou administratifs (confirmations de commande, réinitialisations de mot de passe, notifications de sécurité). Pour ces messages, aucun suivi ne doit être appliqué afin de garantir une conformité RGPD absolue à 100 %.

Gérer le consentement lors d'un import CSV

Lors de l'import de vos contacts via un fichier CSV, la gestion du consentement s'effectue en associant la colonne de votre fichier au champ système "Ne pas suivre" (par exemple Ne pas suivre (email) ou Ne pas suivre (SMS) selon le canal concerné).

Pour que Webmecanik interprète correctement ces données, votre colonne doit contenir des valeurs numériques binaires :

1 : Active le statut "Ne pas suivre" sur la fiche du contact (opt-out / désabonné). Le contact ne sera plus suivi lors des communications sur ce canal.
0 : N'applique pas le statut "Ne pas suivre" (opt-in / joignable). Le contact reste éligible au tracking de vos messages.

Rappel RGPD : Assurez-vous de faire correspondre exactement chaque canal (email, SMS) au bon champ de mapping lors de l'étape de configuration de votre import pour garantir le respect des choix de vos contacts.