Comment importer des contacts par CSV dans Webmecanik Automation ?

Pour importer des contacts dans votre instance Webmecanik Automation, vous devez créer un fichier CSV. Deux formats de fichier CSV sont acceptés :

• les fichiers CSV séparateur point-virgule.
• les fichiers CSV séparateur virgule.

Point d’attention : la 1ère ligne du fichier doit correspondre aux noms des colonnes.

Le fichier CSV doit être encodé en UTF-8. Vous trouverez plus de précisions sur cet article : Quel format doit avoir mon fichier CSV ?.

Importer son fichier CSV dans Automation

Une fois que votre fichier CSV est créé, connectez-vous à votre instance Webmecanik Automation.

Rendez-vous dans la section contacts en cliquant sur "Contacts" puis cliquez sur la petite flèche à droite et sur "Import".

Choisissez ensuite le fichier à importer

Le champ Limite indique le nombre de contacts importés par vague (100 par 100 par défaut). Il n'est pas nécessaire de le modifier.

Le séparateur est à modifier en fonction de votre fichier CSV. Si c'est un fichier CSV séparateur virgule, vous pouvez laisser le caractère "," . Si c'est un CSV séparateur point virgule, vous devrez le modifier par le caractère ";"

L'enclosure (optionnel) est ce qui entoure chaque valeur de chaque cellule. C'est le plus souvent 2 guillemets situés de chaque côté de la valeur du champ. Généralement vous n'avez pas besoin de le modifier.

L'échappement permet de définir comment sont échappés les caractères spéciaux dans le fichier CSV. Généralement vous n'avez pas besoin de le modifier.

Une fois que vous avez sélectionné votre fichier et paramétré votre séparateur, cliquez sur le bouton Chargement.

Mapper vos champs de contact

Cette nouvelle étape correspond au mapping des champs. Le but est de lier chaque colonne de votre fichier à un champ de contact. 

Pour rappel, vous pouvez créer vos champs de contact personnalisés directement dans votre instance Automation grâce à ce guide.

Le mapping détecte automatiquement les colonnes de votre fichier. Pour faire correspondre un champ de contact avec la colonne du fichier, cliquez sur la liste déroulante et choisissez le bon champ de contact.

Astuce : si le nom de vos colonnes correspond à l'alias des champs personnalisés de Webmecanik Automation, le mapping se fera automatiquement. Pour voir l'alias des champs, rendez-vous dans la section Champs personnalisés.

IMPORTANT : l'email doit obligatoirement être ajouté dans le mapping car c'est l'identifiant unique. Cela permet de fusionner les contacts s'ils existent déjà dans la base de données plutôt que de créer des duplications de contacts.

• Lors du mapping, il y a également la possibilité d'ajouter les contacts directement dans un segment. Vous pouvez aussi leur ajouter un ou plusieurs tags ainsi qu'un propriétaire de contact.
• Don’t overwrite value if already exists : vous permet d’écraser les valeurs déjà contenues dans vos champs de contact par celles de votre fichier CSV. Si vous souhaitez conserver les valeurs de vos fiches contact, choisissez OUI.
• Overwrite with blank value : vous permet d’écraser les valeurs déjà contenues dans vos champs de contact si aucune valeur n’est présente dans votre fichier CSV. Si vous souhaitez conserver les valeurs de vos fiches contact, choisissez NON. 

Lancer votre import

Une fois le mapping effectué, il ne vous reste plus qu'à lancer l'import.

Vous trouverez 2 manières différentes de lancer un import :

• Importer depuis le navigateur : l'import va se faire directement dans la fenêtre du navigateur. Vous verrez alors une barre de chargement. Attention, vous ne devez pas fermer la fenêtre avant la fin de l'import. Déconseillé si votre fichier contient beaucoup de contacts (+ de 1000).
• Importer en arrière plan : l'import se fait en arrière plan, vous pouvez vous déconnecter si besoin et l'import continuera.

Une fois l’import depuis le navigateur terminé, vous pourrez voir le nombre de contacts importés, fusionnés (contacts déjà présents dans l’instance) ainsi que les contacts ignorés (email non valide).

Si l'import est fait en arrière plan, vous serez redirigé vers la page des historiques d'import.

Vous trouverez également vos autres imports en cours. Si un import est manquant, c'est normal, cela passe par les tâches récurrentes (CRONS).

Comme aucune notification n’indique la fin d’un import, vous devrez revenir sur la page d’historique pour voir l’avancement de celui-ci.

Pour cela, allez dans la section "Contacts", cliquez à nouveau sur la petite flèche comme pour faire un import et cliquez sur "Historique des imports".

Félicitations, vos contacts sont désormais importés et prêts à être utilisés ! 🚀