Comment mettre en place la fonctionnalité "Reply to email" dans les campagnes ?

Comment configurer la décision "Répond à l'email" dans vos campagnes Automation

La décision "Répond à l'email" dans Webmecanik Automation vous permet de déclencher des actions spécifiques dès qu'un prospect répond à l'un de vos messages (par exemple : suspendre une relance automatique, attribuer un score, ou alerter un commercial).

Pour que cette décision fonctionne, Automation doit pouvoir se connecter à la boîte mail qui reçoit les réponses via le protocole IMAP. Voici les étapes pour configurer cette fonctionnalité de bout en bout.

Étape 1 : Récupérer vos identifiants IMAP (Gmail, Outlook, iCloud)

Pour des raisons de sécurité, les fournisseurs de messagerie bloquent les connexions directes par mot de passe standard. Vous devez générer un mot de passe d'application spécifique pour Webmecanik.

1. Configuration pour Gmail (Google Workspace)

1. Activez la validation en deux étapes sur votre compte Google.

2. Allez dans les paramètres de votre compte Google > Sécurité.

3. Dans la section "Connexion à Google", recherchez Mots de passe d'application.

4. Générez un mot de passe pour Webmecanik et copiez le code à 16 caractères fourni.

5. Dans Automation, renseignez :

   • Hôte IMAP : imap.gmail.com

   • Port : 993

   • Chiffrement : SSL

2. Configuration pour Outlook / Office 365

1. Activez la vérification en deux étapes sur votre compte Microsoft.

2. Allez sur la page des options de sécurité avancées de votre compte Microsoft.

3. Sous la section Mots de passe d'application, cliquez sur Créer un nouveau mot de passe d'application.

4. Dans Automation, renseignez :

   • Hôte IMAP : outlook.office365.com

   • Port : 993

   • Chiffrement : SSL (ou TLS)

3. Configuration pour iOS / iCloud Mail

1. Connectez-vous sur le site appleid.apple.com.

2. Dans la section Connexion et sécurité, cliquez sur Mots de passe pour applications.

3. Cliquez sur Générer un mot de passe d’application et suivez les instructions.

4. Dans Automation, renseignez :

   • Hôte IMAP : imap.mail.me.com

   • Port : 993

   • Chiffrement : SSL

Étape 2 : Configurer les paramètres IMAP dans Automation

Rendez-vous dans la configuration des réponses aux contacts de votre instance Webmecanik Automation. Vous allez devoir activer les paramètres personnalisés et remplir les champs requis.

Les champs à compléter :

• Dossier à vérifier : INBOX (ou le nom du dossier où arrivent les réponses).

• Adresse surveillée : L'adresse email professionnelle que vous utilisez pour envoyer vos campagnes et recevoir les réponses (ex: contact@votreentreprise.com).

• Hôte IMAP / Port / Chiffrement : Ces informations dépendent de votre fournisseur de messagerie (voir l'Étape 2).

• Nom d'utilisateur IMAP : En général, il s'agit de votre adresse email complète.

• Mot de passe IMAP : Le mot de passe dédié aux applications (et non votre mot de passe habituel).

Étape 3 : Activer le tracking auprès du Support

Une fois que vous avez testé la connexion avec succès dans votre interface Automation et sauvegardé vos modifications, cette fonctionnalité n'est pas encore active.

📩 Action requise : Vous devez obligatoirement envoyer un ticket à notre équipe technique à l'adresse support@webmecanik.com afin que nous activions le tracking des emails en arrière-plan sur votre instance.

Étape 4 : Utilisation dans vos emails (Le champ BCC)

Lorsque vous créez et envoyez des emails depuis Webmecanik Automation, vous devez obligatoirement remplir le champ BCC (Copie cachée) avec l'adresse email que vous surveillez sauf si vous envoyez l'email depuis celle-ci.

C'est cette action qui permet à Automation de lier l'envoi original à la future réponse du prospect afin de valider la décision dans votre campagne.

Étape 5 : Mettre en place la décision

Une fois toutes ces étapes réalisées, vous débloquez la décision : "Réponds à l'email", qu'il vous suffit d'insérer dans votre campagne marketing.

⚠️ ATTENTION : Bonnes pratiques et limitations (Mailjet)

Cette méthode implique l'envoi systématique d'une copie de vos emails en BCC vers votre propre boîte de réception.

• Volume d'envoi limité : Vous devez utiliser cette fonctionnalité sur des campagnes ciblées avec un très faible volume d'emails.

• Risque de blocage : Si vous envoyez un volume trop important, le routeur de mail (Mailjet) risque de pré-bloquer l'adresse en BCC. Ce blocage est une sécurité pour éviter les effets négatifs sur la réputation de votre nom de domaine d'envoi.

Conseil d'expert : Privilégiez cette décision pour des campagnes de "Nurturing" ou de "Prospection B2B" au compte-gouttes plutôt que pour vos Newsletters de masse.