Webmecanik Automation permet d'importer des contacts directement depuis l'interface pour alimenter la base de contacts. 

Il vous est donc possible d'importer des contacts directement depuis un fichier CSV. Lors de ces imports, vous pourrez choisir les données des contacts à importer (exemple : email, prénom, adresse, société etc.).

Comment importer des contacts ?

Pour importer des contacts dans votre instance Webmecanik Automation, vous devez créer un fichier CSV. Deux formats de fichier CSV sont acceptés :

• les fichiers CSV séparateur point-virgule,
• les fichiers CSV séparateur virgule.

Il est important que la 1ère ligne du fichier corresponde aux noms des colonnes.

Ces fichiers doivent-être encodés en UTF-8. Plus de précisions sur cet article : Quel format doit avoir mon fichier CSV (virgule, point virgule et champ multivaleur) ?

• Une fois que votre fichier CSV est créé, connectez-vous à votre instance Webmecanik Automation.
• Rendez-vous dans la section contacts en cliquant sur "Contacts" puis cliquez sur la petite flèche à droite et sur "Import".

• Vous arrivez sur la page où vous devez choisir le fichier à importer.

• Choisissez votre fichier.

Le champ "Limite" indique le nombre de contacts importés par vague (100 par 100 par défaut). Il n'est pas nécessaire de modifier la limite.

Le séparateur est à modifier en fonction de votre fichier CSV. Si c'est un fichier CSV séparateur virgule, vous pouvez laisser le caractère "," sinon si c'est un CSV séparateur point virgule, vous devrez le modifier par le caractère ";"

L'enclosure (optionnel), c'est ce qui entoure chaque valeur de chaque cellule. C'est le plus souvent 2 guillemets situés de chaque côté de la valeur du champ. Généralement vous n'avez pas besoin de le modifier.

L'échappement permet de définir comment sont échappés les caractères spéciaux dans le fichier CSV. Généralement vous n'avez pas besoin de le modifier.

• Une fois que vous avez sélectionné votre fichier et éventuellement modifié le séparateur, cliquez sur le bouton "Chargement".
• Cette nouvelle étape correspond au mapping des champs. Le but est donc de lier chaque colonne de votre fichier à un champ de contact précis.

• Le mapping détecte automatiquement les colonnes de votre fichier. Pour faire correspondre un champ de contact avec la colonne du fichier, cliquez sur la liste déroulante et choisissez le bon champ de contact.

Astuce : si le nom de vos colonnes correspond à l'alias des champs personnalisés de Webmecanik Automation, le mapping se fera automatiquement. Pour voir l'alias des champs, rendez-vous dans la section "Champs personnalisés".

IMPORTANT : l'email doit forcément être ajouté dans le mapping car c'est l'identifiant unique. Cela permet de fusionner les contacts s'ils existent déjà dans la base plutôt que cela crée des duplications de contacts.

• Lors du mapping, il y a également la possibilité d'ajouter les contacts directement dans un segment. Vous pouvez aussi leur ajouter un ou plusieurs tags ainsi qu'un propriétaire de contact.

Une fois le mapping effectué, il ne vous reste plus qu'à lancer l'import.

Il y a 2 manières différentes de lancer un import :

• Importer depuis le navigateur : l'import va se faire directement dans la fenêtre du navigateur. Vous verrez alors une barre de chargement. Ce qui veut dire que vous ne devez pas fermer la fenêtre avant la fin de l'import. Déconseillé si votre fichier contient beaucoup de contacts (+ de 1000).
• Importer en arrière plan : l'import se fait en arrière plan donc vous pouvez vous déconnecter si besoin et l'import continuera.

Lorsque l'import depuis le navigateur est terminé, s'affichera alors le nombre de contacts importés, fusionnés (si des contacts existaient déjà dans l'instance avec la même adresse email) ou ignorés (si l'email n'est pas valide par exemple).

Si l'import est fait en background, vous serez redirigé vers la page des historiques d'import.

Vous verrez également celui que vous venez de lancer. S'il ne se lance pas tout de suite, c'est normal car cela passe par les CRONS (les tâches récurrentes). 

Il n'y a pas d'alerte indiquant que l'import est terminé. Si entre temps vous quittez la page, vous pourrez revenir dans l'historique des imports pour voir l'avancement. 

Dans ce cas, allez dans la section "Contacts", cliquez à nouveau sur la petite flèche comme pour faire un import et cliquez sur "Historique des imports".